Effectief vergaderen 10 tips
22 aug

Effectief vergaderen 10 tips

Eindeloze vergadering die tot niets leiden, weg ermee!

Effectief vergaderen is een kunst. Echter….maar weinig mensen, voorzitters en deelnemers hebben dit talent. De vakanties zijn weer voorbij en de zinloze, energieslurpende vergaderingen komen er weer aan. Zonde. Uiteraard is over dit onderwerp veel geschreven. In de HBR staat een interessant artikel met concrete tips.

effectief vergaderen 10 tipsOm tijd te besparen hebben we hier 10 concrete tips:

  1. Stop met GAS-sen “gedachteloos accepteren syndroom” of ook wel MAS-SEN genoemd “Mindless Accept Syndrome” van vergaderingen die niet relevant of interessant zijn voor jou!;
  2. Zorg voor minder, kortere en zinvolle vergaderingen, Less = More;
    Vergader alleen als er onderwerpen zijn om over te vergaderen met mensen die erbij horen te zijn
    Vergader maximaal 50 minuten en plan minimaal 10 minuten tot de volgende bespreking of afspraak
  3. Ga staand vergaderen;;
  4. De “vervuiler” (ook wel de energieslurper of tijdsvreter) doet niet mee: Niet voorbereid of stukken niet gelezen, dan doe je niet mee;
  5. Let op de 5 W’s en de 3 H’s:  waarom, wie, waar, waar, wanneer, hoe, hoelang,  hoeveel;
  6. Gebruik altijd je vergader vaardigheden: Actief luisteren, vragen stellen en doorvragen, Samenvatten, Vriendelijk onderbreken;
  7. effectief vergaderen 10 tipsFirst thing first. Behandel de belangrijkste punten eerst;
  8. To the point;
    Haal het sociale aspect uit de vergadering en
    Begin op tijd, maak een tijdsplanning, houd daaraan vast en laat mensen niet in herhaling vallen
    Geen notulen voorlezen
  9. Formuleer aan het eind van elk agendapunt een besluit en zorg voor goede notities;
  10. VERGADER ZONDER MOBILE DEVICES: Gebruik pen en papier (en doodle) voor 100% onverdeelde (mentale i.p.v. enkel fysieke) aandacht zonder mobiel devices (lees het uitgebreide blog met tips en filmpjes hierover)

Dit Ted X filmpje van David Grady geeft ook een aantal goede tips. Op de site vergaderwijzer geeft een mooi overzicht van kosten van vergaderingen en tal van andere tips.

Behoefte aan meer tips, training, coaching of concreet advies over effectiever werken en vergaderen, mail ons info@careerandlive.nl.

Annemie Schuitemaker