We zijn professionele “meet”-ers: De absurde realiteit van onze vergadercultuur

Welkom in de wereld van professionele “mee”t-ers, waar de kunst van het vergaderen tot een absurd hoogtepunt is verheven. Dat lijkt wel het beroep dat we eigenlijk massaal hebben. Van de ene zinloze meeting naar de andere, lijkt ons werkbestaan gereduceerd tot een eindeloze reeks van Teams-achtergronden en ‘kun je mij horen?’-momenten. Of overvolle grote live meetings, waarin iedereen druk aan het multitasken tijdens de meeting (anders krijg ik mijn email echt niet weggewerkt!). Het is hoog tijd om deze waanzin te stoppen. Niemand wordt hier blij van, niemand krijgt er energie van, en het ‘echte’ werk – je weet wel, datgene waarvoor we eigenlijk betaald worden – blijft liggen. En dan hebben we het nog niet eens over de bergen e-mails die we ’s avonds moeten wegwerken.

De absurditeit van de vergadercultuur

We zijn verstrikt geraakt in een web van vergaderingen dat zo dicht is, dat het bijna onmogelijk lijkt om eruit te ontsnappen. Het lijkt wel alsof we vergeten zijn waarom we überhaupt vergaderen. Is het om te beslissen? Om te informeren? Of is het gewoon een ritueel geworden, een soort moderne dans rond de digitale kampvuur? We knikken, we maken aantekeningen, maar in werkelijkheid zijn onze gedachten al bij de volgende meeting of, erger nog, bij het werk dat zich opstapelt terwijl we praten over praten. Maar ja, wel stoer, ik ben erbij!

De ironie van productiviteit

Het grote ironische aan deze vergadercultuur is dat het allemaal in de naam van productiviteit is. Maar wat is er productief aan het zitten in een vergadering waar je nauwelijks iets bijdraagt, terwijl je echte werk zich opstapelt? We zijn zo druk bezig met ‘zichtbaar actief’ zijn in vergaderingen dat het echte werk – het creatieve, het diepgaande, het zinvolle – naar de achtergrond verdwijnt. En als de werkdag voorbij is, begint de tweede shift: het inhalen van al het werk dat we overdag niet hebben kunnen doen.

De financiële farce

Laten we ook de financiële kant van deze vergadermanie niet vergeten. Bedrijven spenderen fortuinen aan vergaderingen die vaak weinig tot geen resultaat opleveren. Stel je voor hoeveel we zouden kunnen besparen – in tijd, energie en geld – als we alleen zouden vergaderen wanneer het echt nodig is. In plaats daarvan lijkt het alsof we vergaderen om het vergaderen, alsof het een soort statussymbool is geworden. ‘Kijk mij eens belangrijk zijn, ik zit de hele dag in vergaderingen.’

Het alternatief

Het is tijd voor een revolutie in onze werkcultuur. Laten we de vergadercultuur omarmen voor wat het werkelijk is: een verouderde, inefficiënte en vaak zinloze praktijk. Laten we kiezen voor minder, maar betere vergaderingen. Laten we ruimte maken voor diep werk, voor creativiteit, voor het echte werk dat er toe doet. Laten we e-mails (maar ook dat is een monster geworden, dus let op!) beantwoorden tijdens werktijd, niet als een nachtelijk ritueel. Het is tijd om de ketenen van de vergadercultuur te doorbreken en terug te keren naar wat echt belangrijk is: ons werk, ons welzijn en onze productiviteit.

10 concrete tips om de hoeveelheid en duur van vergaderingen te beperken

1. Stel een duidelijk doel: Elke vergadering moet een specifiek doel hebben. Als het doel niet duidelijk is, of als hetzelfde bereikt kan worden via e-mail of een kort gesprek, sla de vergadering dan over.
2. Beperk de duur: Standaardiseer kortere vergaderingen – bijvoorbeeld 50 minuten in plaats van een uur. Dit dwingt deelnemers om meer gefocust en efficiënt te zijn in hun communicatie. En iedereen heeft nog 10 minuten pauze tussen door in plaats van naar de andere meeting te scheuren, al rennend nog snel 15 mailtjes wegwerkend.
3. Gebruik een strakke agenda: Stel een agenda op voorafgaand aan de vergadering en houd je eraan. Dit helpt om de discussie gefocust en op schema te houden. Stel een “bewaker” aan en dat is niet de voorzitter.
4. Verminder het aantal deelnemers:
   Nodig alleen de essentiële personen uit. Als iemands aanwezigheid niet direct bijdraagt aan het doel van de vergadering, moeten ze niet verplicht zijn om deel te nemen.
5. Staand vergaderingen:
   Overweeg staande vergaderingen voor korte, snelle besprekingen. Dit kan helpen om de vergadering kort en bondig te houden.
6. Implementeer ‘No-Meeting’ dagen:
   Wijs specifieke dagen aan als ‘no-meeting’ dagen, zodat iedereen ongestoord kan werken aan projecten die diepe concentratie vereisen.
7. Maak notulen en actiepunten:
   Zorg dat er altijd iemand notulen maakt en actiepunten vastlegt. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt na de vergadering. Uiteraard bereidt iedereen zich voor en notulen bespreken we niet page voor page, maar dat doen we asynchroon!
8. Evalueer regelmatig vergaderingen:
   Neem de tijd om regelmatig te beoordelen of de gehouden vergaderingen effectief zijn. Vraag feedback van deelnemers en wees bereid om de vergadercultuur aan te passen.
9. Bevorder asynchrone communicatie:
   Moedig het gebruik van asynchrone communicatiemiddelen aan, zoals e-mail, chat, of projectmanagementtools, om de noodzaak voor real-time vergaderingen te verminderen.
10. Gebruik ELMO: Enough let’s move on
    Koop een ELMO en als iemand te lang praat, niet is voorbereid,z it te multitasken: gooi ELMO in de lucht, dat kan ook online prima. Een humoristische en zeer effectieve manier om te zorgen dat de kwaliteit en kwantiTIJD goed wordt bewaakt.

Conclusie

Dus laten we deze waanzin stoppen vanaf 1 januari 2024. Laten we onze agenda’s terugwinnen en ons concentreren op wat echt telt. Het is tijd om de vergadercultuur vaarwel te zeggen en een nieuwe manier van werken te omarmen – een die ons echt vooruit helpt, in plaats van ons vast te houden in een eindeloze cyclus van zinloze gesprekken. Laten we werken aan werk dat ertoe doet, niet aan het vullen van onze dagen met vergaderingen die dat niet doen. dat zorgt voor meer werkplezier en laat de werkdruk en werkstress gegarandeerd zakken.

Wil je echt aan de slag hiermee, wilde meer tips, een training, feedback etc. laat het me weten.

Annemie Webers

Focusoloog en directeur Career & Live
030-4420019/0653961889/ a.webers@careerandlive.nl