Blog van Career & Live
zondag 6 juni 2021

Terug naar kantoor: de ontmoetingsplek of de vergaderfabriek?

De grote paradigma shift

We kunnen niet wachten, de deur gaat steeds verder open. Terug naar kantoor, back-to-the-office, re-boarding, of noem het wat je wilt. De meeste mensen staan te popelen. De grootste paradigma shift in kantoorwerk komt eraan, niet het nieuwe normaal, ben je gek. We gaan het echt anders doen, we hebben geleerd van deze heftige crisis. We komen los van het verleden, we gaan niet meer doen wat we deden. Kantoor wordt de ontmoetingsplek, thuis is voor focus werk: het beste van twee werelden. Echter hoe en wat daar zijn we nog niet uit, wordt het 3 dagen thuis en 2 dagen op kantoor, 1 om 4, mogen we zelf helemaal kiezen of zoals bij JP morgen helemaal terug kantoor, zoals te lezen was in het NRC:De topman van JPMorgan, een van de grootste zakenbanken ter wereld, wil al zijn werknemers terug op kantoor zien zodra het kan. Halverwege juli kunnen ze al een deel van de tijd komen, verwacht hij. En in september, oktober „ziet alles er gewoon weer uit zoals het was”.? Help nee toch?

Wordt kantoor wel een ontmoetingsplek?

Iedereen denkt erover na, blijkt uit de vele artikelen die we dagelijks kunnen lezen, o.a afgelopen zaterdag in het FD Terug naar kantoor, dat is nog een hele puzzel: “Het kantoor wordt in de eerste plaats een plek om verbinding te vergemakkelijken en creativiteit te bevorderen.” Ik zou willen dat het FD gelijk krijgt. Maar ik vrees het ergste. Ben ik zwartgallig? Of een realist?
Waar ik bang voor ben dat we gaan polderen, inderdaad 2 om 3 of zoiets en dat elke team dan 2 vaste dagen of 1 vaste dag, naar kantoor gaat. En wat gaan we dan doen op kantoor? Juist datgene wat we al zoveel deden: vergaderen. We hebben maar beperkte tijd dus boeken we alles vol, alle agenda’s, we beginnen met een ontbijtsessie, en rennen vervolgens de hele dag van de ene meeting naar de andere, tussen door een lunchmeeting en om 18 uur scheuren we doodmoe en energieloos weer naar huis. Met als gevolg: geen echte ontmoetingen, geen tijd voor een informeel praatje bij de koffie, geen toevallige ontmoetingen van mensen die niet in je team zitten. Nee rennen, vergaderen, tussendoor je email checken en het allerbelangrijkste van de ontmoetingsdagen wordt zo teniet gedaan.

Benen op tafel sessies, stilte meetings en koffie corner momenten, dat hebben we nodig.

Wanneer kom je tot creatieve ideeën? Als je even niets hoeft, dus gewoon benen op tafel met een aantal collega’s, naar buiten staren en je hoofd leeg maken, reflecteren. Lekker door kantoor lopen en toevallige ontmoetingen hebben, even bewust doelloos rondlopen, genieten van het uitzicht op kantoor. Want we weten het echt wel, we vergaderen te veel, te lang, zonder duidelijk doel (ja waarom is deze meeting eigelijk en waarom ben IK hierbij nodig) en vergeten te reflecteren met elkaar: “hoe was deze vergadering, wat was goed, wat kan beter? Let eens op de komende tijd; zitten collega’s op hun telefoon, weggedoken in hun laptop, dan was de vergadering geen inspiratie- of ontmoetingen moment maar saai! Grappig maar Barack Obama wilde perse geen smartphone of ander electronica tijdens zijn meetings, laten we daar eens mee beginnen. Steven Rogelberg, Professor at UNC Charlottet schreef het inspirerende boek the surprising science of meetings, spreekt zelfs over een functie die eigenlijk elke organisatie moet hebben: Chief Meeting Officer om te zorgen dat we inspirerender, korter, zinvoller en beter gaan vergaderen.

Asynchroon versus synchroon

Wat kunnen we doen om te zorgen dat we wel echt elkaar kunnen ontmoeten?
Gebruik maken van asynchroon werken, zoals beschreven door Mullenberg, een prachtig artikel waarin een heel helder wordt uitgelegd is van Kim Spinder, een echte aanrader. Ze geeft o.a. aan: Je bereikt als organisatie fase 4 wanneer je echt asynchroon, dus niet tegelijkertijd, samenwerkt. Hiervoor heb je andere werkprocessen nodig.  Geen continue vergaderingen dus waar iedereen bij moet zijn.

Maar ook zorgen dat we minimaal, echt miniaal en liefst meer, 2 uur van de kantoor dagen ZONDER meetings hebben, tijd hebben om mensen echt te ontmoeten, bij te praten. Dat meetings maximaal 45 minuten duren en altijd eindigen om bijvoorbeeld kwart voor het hele uur, dan heeft iedereen de tijd om een koffie te halen, mensen te ontmoeten, (helaas) de email te checken en nog een paar andere dingen. Dus laten we stoppen met fulltime vergaderen op onze “kantoor dagen”, niet iedereen verplichten op vaste dagen te komen naar kantoor, zodat er nog spontane ontmoetingen kunnen zijn. Laten we het echt anders gaan doen en het beste van thuiswerken en op kantoor werken gaan inzetten, op een manier die past bij een ieder. Van young professionals die licht nog klein wonen tot ouders met kinderen, tot mantelzorgers en alleenstaanden, ieder heeft zijn eigen voorkeur. Gelukkig is elk mens anders, dus geen vaste stramien maar echte autonomie, flexibiliteit en zorgen voor vrijheid, creativiteit en bevlogenheid en volgens mij wordt niemand bevlgen van hele dagen vergaderen.

Ik ben echt heel benieuwd naar de menig van een ieder; wordt het kantoor een ontmoetingsplek of vergaderfabriek volgens jou, waarom en welke tips heb jij?

Annemie Webers

directeur Career & Live, speaker, facilitator en trainer

 

 

Lees ook eens de volgende berichten