Email tsunami’s en kabaal op de werkvloer, hoe moet dit nu verder?
20 okt

Email tsunami’s en kabaal op de werkvloer, hoe moet dit nu verder?

Het systeem barst uit zijn voegen

We hebben last van werkdruk en de stress epidemie neemt epidemische vormen aan, lijkt het wel. We worden overspoeld met onderzoeken, artikelen en nieuwe cijfers. Dus erkenning is er wel. Maar hoe lossen we dat nu op? Willem van Rhenen gaf een mooi interview in het AD waarin hij aangaf dat:” Als we niets doen, zal in 2030 een kwart van de werkenden minder kunnen werken door stress en overbelasting”.

Eureka bij de Belgen

Een Belgisch bedrijf heeft een oplossing bedacht, waarvoor ze zelfs een prijs hebben gewonnen, nl:

Twee uur verplichte stilte én maar twee keer per dag mailen op het werk: Studiebureau Jonckheere gaat heel ver om burn-outs te vermijden

email charter

email

Eureka dacht ik toen ik dat las. Ik deel graag en postte gelijk op social media. Het bericht werd echt veel gelezen en gedeeld. Uiteraard zijn de meningen verdeeld. Van wat een top idee, dat gaan wij ook doen tot betuttelend, werkt niet, wil je hier wel werken.
Hier zit gelijk de crux van onze stress op de werkvloer. We zien dat we worden overspoeld de hele dag met werk, emails, apps, en focussen laat staan of en toe herstellen….dat lukt niet meer. Kortom het systeem niet meer werkt. De emails worden monsters en zorgen ervoor dat we letterlijk bedolven worden, we zijn zoals ik al eerder schreef beroeps emailers geworden, Tegelijkertijd merken we dat de moderne open-offices ook zijn nadelen hebben, we kunnen lastig met focus werken. Theo Compernolle heeft hier o.a veel over geschreven. Hij vergelijkt de open offices met dierentuinen, waarin hij de dierentuinen nog beter vindt voor de dieren dan de open offices voor mensen. Kortom, we moeten het anders gaan aanpakken, maar als we dat dan willen doen, dan komen we bij de bekende kip of het ei kwestie.

Vergelijk het met het antirook-beleid of vrouwenquotum

Toch geloof ik dat “nieuwe regels” een aanzet kunnen zijn voor verandering, net als het antirook-beleid. Dertig jaar geleden kon je tijdens verjaardagsfeestjes nog kiezen uit een chipje, nootjes of…vijf soorten sigaretten die keurig in een glaasje stonden. Inmiddels is het bijna overal verboden om te roken, maar ook dat zorgde voor veel verzet. Belachelijk al die regels, betuttelen, etc. Maar het werkt wel. Of vergelijk het met het vrouwenquotum, niets doen helpt niet, ook hier zijn er heftige discussies over wel of geen ‘regels” invoeren.

Als je wilt dat iets anders gaat, moet je niet doen wat je altijd al deed, maar iets anders

Dat is precies wat Studiebureau Jonckheere doet, ze doen het anders, ze steken hun nek uit. “Alle e-mails aan medewerkers komen centraal toe dankzij een IT-systeem en we sturen de berichten dagelijks maar op twee momenten door naar onze 35 medewerkers”, vertelt zaakvoerder Koen Jonckheere (49). “Zo proberen we de e-mails, die toch vaak een storende factor zijn, te beperken. We spreken ook onze externe partners aan als ze te veel mails sturen.” Daarnaast geldt er in het bedrijf ook een bibliotheekuur, tussen 8 en 10. “Dat houdt in dat we elkaar intern niet storen tijdens de eerste twee werkuren van de dag”, vertelt Koen Jonckheere. Hun doel is helder, welzijn van de medewerkers verhogen en burnouts verminderen. Ik vind dit echt LEF hebben, want met niets doen, gaat het er niet beter op worden.

Week van de werkstress met een digital detox donderdag

Van 11 tot 15 november 2019 is weer de jaarlijkse week van de werkstress waar ook specifiek aandacht is voor digital detoxen: digital detox donderdag, naast o.a. deadline dinsdag, en vrolijke vrijdag. Het is tijd voor actie, positieve actie en daarbij is het soms onvermijdelijk om andere “regels” in te voeren, om de cultuur in organisaties te veranderen. Niets doen is geen optie. Klagen ook niet en gelijk roepen: “dit gaat niet werken ook niet”. Net als bij het roken, rijden met een borrel op, met een smartphone in je hand op de fiets of in de auto etc, het gaat om een paradigma shift en dat gaat soms met met horten en stoten en hardere maatregelen, maar het eindresultaat telt en dat is: minder stress en mee plezier. Email is tenslotte een middel en geen doel op zichzelf en open offices zijn ooit bedoeld voor betere communicatie en samenwerking, maar is dat nog steeds zo? We hebben inmiddels noice cancelling headphones, maar dat is ook niet altijd de oplossing.

Inspiratie gezocht

Dus……..wie heeft  een idee (groot of kleine) of welke organisatie doet al iets bijzonders op dit vlak? Laten we elkaar inspireren. Mail mij en ik zorg dat er op digital detox donderdag in de week van de werkstress een inspiratie lijst vol met tips komt. En uiteraard ben ik ook heel benieuwd hoe het gaat bij de Zuiderburen

Annemie Schuitemaker
Directeur Career & Live

trainer/speaker werkdruk, werkstress en digital detox
Creator van de werk privé plezier Koerskaart