Misschien beginnen we gewoon veel te laat

Het blijft mij verbazen dat we het heel normaal vinden om een coach in te schakelen om talent te ontwikkelen, een trainer om vaardigheden te verbeteren en een organisatieadviseur om processen slimmer in te richten, maar dat we een mediator vaak pas bellen wanneer de samenwerking al zo is vastgelopen dat iedereen achteraf zegt: “We hadden dit eigenlijk veel eerder moeten doen.”
Eigenlijk is dat best vreemd.

Want zelden hoor ik achteraf iemand zeggen: “Gelukkig hebben we nog drie maanden gewacht.” Integendeel. Vrijwel altijd hoor ik dezelfde verzuchting. “Als we dit gesprek een half jaar eerder hadden gevoerd, was het waarschijnlijk nooit zo uit de hand gelopen.” En toch blijven we wachten. Niet omdat mensen geen goede intenties hebben, maar omdat we mediation onbewust een verkeerde plek hebben gegeven. Het woord alleen al roept bij veel mensen beelden op van escalatie, ruzie, formele gesprekken, HR, advocaten of collega’s die elkaar nauwelijks nog aankijken. Alsof een mediator pas aan tafel mag verschijnen wanneer de samenwerking al in de kreukels ligt.
Ik denk dat we daarmee niet alleen mediation tekortdoen, maar vooral onszelf.

Want een samenwerking loopt zelden van de ene op de andere dag vast. Niemand stapt op maandagochtend het kantoor binnen met het plan om een conflict te beginnen. De werkelijkheid is veel subtieler. Een overleg voelt net iets minder prettig dan anders. Een opmerking blijft langer hangen dan je lief is. Je merkt dat je een collega niet meer zo snel opzoekt als vroeger. Je stelt een vraag niet meer rechtstreeks, maar stuurt liever een mail. Je denkt vaker: laat maar, het heeft toch geen zin. Er is nog geen ruzie. Er is ook nog geen conflict. Maar de samenwerking is niet meer zo vanzelfsprekend als een paar maanden geleden. En juist op dat moment doen we meestal… niets.
We praten onszelf gerust. Het waait wel over. Hij heeft het druk. Zij zal het niet zo bedoeld hebben. Volgende week is het vast weer anders. Ondertussen stapelen kleine irritaties zich ongemerkt op en worden aannames langzaam sterker dan nieuwsgierigheid. Niet omdat mensen slechte collega’s zijn, maar omdat ons brein razendsnel betekenis geeft aan gedrag. Eén keer een korte reactie? Dat kan gebeuren. Vijf keer een korte reactie? Dan wordt het ineens: zo is hij gewoon. En precies op dat moment verschuift er iets wezenlijks. We kijken niet meer naar gedrag, maar naar de persoon.

Tijdens mijn verdieping in het mediationvak bij The Lime Tree en de escalatieladder van Friedrich Glasl (in deze visual prachtig weergegeven door Sandra Stroeve van PictureIT bleef daarom één gedachte steeds terugkomen. Glasl laat overtuigend zien hoe conflicten zich ontwikkelen, maar waarom besteden we eigenlijk zo weinig aandacht aan alles wat daaraan voorafgaat? Waarom hebben we een woord voor mediation als het conflict er is, maar geen woord voor het gesprek dat je voert terwijl de relatie nog gezond genoeg is om te versterken?
Ik denk dat het tijd is voor een nieuw begrip.

Prediation; preventieve mediation

Niet omdat mediation opnieuw moet worden uitgevonden, maar omdat de beeldvorming daaromheen moet veranderen. Prediation is wat mij betreft het gesprek dat je voert op het moment dat je merkt dat de samenwerking niet meer optimaal loopt, terwijl er nog helemaal geen sprake hoeft te zijn van een conflict. Het is geen reparatie van een beschadigde relatie, maar onderhoud aan een waardevolle relatie. Het is het moment waarop je zegt: “Volgens mij loopt onze samenwerking anders dan een paar maanden geleden. Laten we daar eens samen naar kijken voordat we elkaar kwijtraken.”

Misschien denk je nu: dat kan een leidinggevende toch ook?

Soms wel. Maar vaak ook niet. Niet omdat leidinggevenden hun werk niet goed doen, maar omdat zij simpelweg een andere rol hebben. Een leidinggevende verdeelt het werk, beoordeelt prestaties, neemt besluiten over ontwikkeling, salaris of contractverlenging en vertegenwoordigt uiteindelijk ook de belangen van de organisatie. Hoe professioneel een leidinggevende ook handelt, volledig onafhankelijk, neutraal en onpartijdig kan hij of zij simpelweg niet zijn.

Een mediator heeft die positie juist wel

Een mediator hoeft niemand gelijk te geven, hoeft geen besluiten te nemen en heeft geen belang bij de uitkomst. Juist daardoor ontstaat een gesprek waarin mensen vaak eerlijker durven zijn dan in een regulier werkoverleg. Niet omdat een mediator met oplossingen komt, maar omdat een mediator de veiligheid creëert waarin mensen weer nieuwsgierig naar elkaar kunnen worden in plaats van alleen nog bezig te zijn met hun eigen gelijk. En misschien is dat wel de grootste kracht van

Prediation. Niet het oplossen van conflicten

Maar het voorkomen dat verschillen van inzicht veranderen in verwijdering.
Die preventieve waarde wordt naar mijn idee nog enorm onderschat. We weten uit wetenschappelijk onderzoek dat langdurige relationele spanningen op het werk een belangrijke risicofactor vormen voor stressklachten, emotionele uitputting, verminderde bevlogenheid, verzuim en uiteindelijk zelfs burn out. Niet alleen een hoge werkdruk maakt mensen ziek. Ook een onveilige samenwerking, voortdurende irritaties, gebrek aan vertrouwen en conflicten die onder de oppervlakte blijven sluimeren vragen iedere dag opnieuw energie. Energie die niet meer naar het werk gaat, maar naar piekeren, vermijden, herstellen en jezelf voortdurend afvragen hoe je een volgend gesprek het beste kunt voeren.

De rekening daarvan wordt zelden direct gepresenteerd

Die zie je terug in een medewerker die minder initiatief neemt.
In een team waarin innovatie langzaam verdwijnt omdat mensen hun ideeën voor zich houden.
In leidinggevenden die steeds meer tijd kwijt zijn aan kleine irritaties die eigenlijk allang bespreekbaar hadden moeten zijn.
In medewerkers die zich ziek melden omdat de spanning hen langzaam uitput.
In talentvolle collega’s die vertrekken en tijdens hun exitgesprek zeggen: “Het werk was leuk, maar de samenwerking kostte me te veel energie.”

Dat zijn misschien wel de duurste conflicten die er bestaan, juist omdat ze vaak nooit officieel als conflict worden benoemd. Vanuit dat perspectief is Prediation geen kostenpost, maar een investering. Eén preventief gesprek met een onafhankelijke mediator kost een fractie van de kosten van langdurig verzuim, een burn out, een juridische procedure of het vervangen van een ervaren medewerker. Nog belangrijker is misschien wel dat zo’n gesprek iets oplevert wat je nauwelijks in euro’s kunt uitdrukken: vertrouwen, psychologische veiligheid, werkplezier en de moed om moeilijke onderwerpen niet uit te stellen tot ze onoplosbaar lijken.

De rol van de mediator

Misschien moeten we daarom ook anders gaan kijken naar de rol van de mediator. Niet als de professional die pas wordt ingevlogen wanneer de bom al is gebarsten, maar als de onafhankelijke begeleider die juist aan tafel komt wanneer de samenwerking nog stevig genoeg is om sterker te worden. Net zoals we een coach inschakelen om beter te presteren, een trainer om nieuwe vaardigheden te leren en een organisatieadviseur om slimmer te organiseren, zouden we het net zo vanzelfsprekend moeten vinden om een mediator uit te nodigen wanneer de samenwerking aandacht nodig heeft en niet pas wanneer zij is vastgelopen.

Preventie

Ik hoop dan ook dat we over een paar jaar niet meer zeggen: “Volgens mij hebben we mediation nodig.” Ik hoop dat we zeggen: “Volgens mij is dit een mooi moment voor een Prediation gesprek.”
Niet omdat het misgaat. Maar omdat we belangrijk genoeg vinden wat goed gaat om het ook goed te houden. Want misschien is dat wel de grootste les die ik uit het mediationvak meeneem. De beste conflicten zijn niet de conflicten die uiteindelijk goed worden opgelost. De beste conflicten zijn de conflicten die nooit de kans hebben gekregen om te ontstaan, omdat mensen op tijd het lef hadden om een onafhankelijk gesprek aan te gaan. En misschien begint die cultuurverandering wel met één nieuw woord. Prediation.

Annemie Webers