Geen B & B vol liefde, maar Di & Do vol leed; overleven in overvolle kantoren

Net zoals in B&B Vol Liefde iedereen vol verwachting en romantiek begint, zo startten we ooit met hybride werken.  Ik zie zoveel overeenkomsten. De werkelijkheid is even weerbarstig als het vinden van de liefde. Het klonk als de ultieme oplossing: heel veel keuzes – net zoals bij de B & B eigenaren. Eindelijk, dachten we. De perfecte balans tussen thuiswerken in je comfortabele joggingsbroek en af en toe naar kantoor voor een koffie met collega’s. Ideaal, toch? Maar, net zoals liefde soms niet zo simpel is, bleek hybride werken al snel minder rooskleurig dan we hadden verwacht. Wat begon als een droomscenario, is nu verworden tot een doolhof van agenda’s, overvolle vergaderruimtes, nooit meer collega’s echt spreken, en een jungle van mensen die allemaal op dezelfde twee dagen – dinsdag en donderdag – naar kantoor proberen te komen. Di & Do vol Leed, letterlijk. Op maandag, woensdag en vrijdag zijn de kantoren zo leeg dat je zonder gêne een potje stoelendans kunt organiseren met de overgebleven bureaustoelen – en weet je wat? Je wint altijd! Maar helaas is dat niet het geval bij hybride werken, het systeem barst uit zijn voegen; propvolle kantoor, de verbinding, parkeren, kinderopvang, hondenopvang, vergaderlocaties, trainingen die altijd op dinsdag en donderdag moeten worden gepland (liefst tussen 10 en 16 uur in verband met de files- het zijn drukke dagen op de weg!). B & B vol liefde houdt ons eigenlijk een spiegel voor, laten we in actie komen!

De Dido-Dagen drama

Di & Do, de twee dagen waarop de hele wereld lijkt te besluiten massaal naar kantoor te gaan. Iedereen wil op dinsdag en donderdag naar kantoor. Echt iedereen. Het lijkt wel of we collectief hebben besloten dat dat de enige dagen zijn waarop je nog fysiek op kantoor hoeft te verschijnen, en het resultaat? Een onwaarschijnlijke file aan mensen, volle parkeerplaatsen, auto’s, laptops en opladers. De kantoren zijn zo volgepakt dat de muren bijna beginnen te ademen. De vergadercentra zijn zo overbezet dat zelfs Zoom erbij verbleekt. Het is alsof we kantoorruimtes verhuizen naar een soort al te strakke spijkerbroek: je probeert erin te wurmen, maar ademen? Vergeet het maar. Dido-dagen zijn niet meer voor werk, maar voor survival of the fittest. Iedereen probeert zich door een dichtgeplamuurde werkdag heen te worstelen, terwijl je bij iedere deur minstens vier collega’s tegenkomt die allemaal hetzelfde probleem hebben: “Heb jij wél een vergaderruimte kunnen reserveren?” Of je zoekt wanhopig naar een bureaustoel die niet bezet is door een in paniek achtergelaten laptop. Ondertussen zijn de snelwegen veranderd in een reallife Mario Kart-race en breken de kinderdagopvang en hondenopvang letterlijk uit hun voegen.

Nieuwe medewerkers? Die staan er alleen voor

Alsof de huidige werknemers het al niet zwaar genoeg hebben, is het voor nieuwe medewerkers helemaal een drama. Stel je voor: je begint enthousiast op een maandag (zoals die arme ziel die op 2 september startte). Je komt fris en gemotiveerd het kantoor binnen… en dan? Leeg. Spookachtig stil. Welkom bij je nieuwe baan! De enige mensen die je tegenkomt zijn de schoonmakers en misschien een eenzame plant die op sterven na dood is. En wanneer je eindelijk je collega’s ontmoet op een dinsdag of donderdag, zijn ze te druk bezig om hun eigen agenda te managen. Een gesprekje? Geen tijd! Het lijkt wel op een nieuwe bezoeker in het kasteel van Albert in Spanje, die snel naar Nederland is vertrokken en zijn bezoek alleen achterlaat.

De opvang zit overvol

En als je dacht dat het alleen op kantoor chaos was, dan heb je de kinderopvang en hondenopvang nog niet gezien. Enorme wachtlijsten, de komende jaren is er een wachtlijst voor de dinsdag en donderdag. Op dinsdag en donderdag is het file bij de crèche, met huilende peuters en kwispelende honden die allemaal op hetzelfde moment gedropt worden. De vrimibo is al een vroegtijdige dood gestorven, en is deels verplaatst naar de donderdag, maar ja. Collega’s rennen nog snel naar hun laatste meetings of beantwoorden mails, en voordat je het weet, sta je in je eentje aan de bar. De gezelligheid die we vroeger kenden, lijkt ver te zoeken – net zoals Anja haar gasten maar saai vindt, zijn de borrels het ook. Behalve Iris dan, yamas, die amuseert zich wel. En Robert-Jan klaagt dat niemand de domibo die hij heeft geregeld “erin piept”.

We hebben slimme helden en concrete oplossingen nodig

Het is duidelijk: de Dido-dagen zijn een drama, en we hebben helden nodig die dit systeem durven te doorbreken. Want laten we eerlijk zijn, als we nog één keer moeten vechten voor een vergaderzaal of parkeerplek, dan gaan we collectief kapot aan ons eigen succes.
Hier komen ze, enkele out-of-the-box oplossingen om te overleven in deze kantoorjungle:

Vergaderloze Dido-dagen
Maak dinsdag en donderdag vergaderloze dagen. Gewoon werk, geen meetings. Je krijgt eindelijk de ruimte om mensen echt te spreken en creatief te `ijn in plaats van als een robotr rond te rennen van de ene naar de andere meeting.

Hoteling werkplekken
Maak je werkplek vooraf vast als een hotelkamer. Zo weet je zeker dat je een stoel hebt wanneer je aankomt, zonder die wanhopige zoektocht.

De flexibiliteit-bonus
Geef een beloning voor elke keer dat iemand op niet-dinsdag of niet-donderdag naar kantoor komt. Klinkt als muziek in de oren, toch?

Work Hubs
Kleine kantoren in woonwijken. Geen zin in het hoofdkantoor? Geen probleem, werk in een lokaal hub-kantoor. Minder reistijd, minder gedoe.

Dido-buddy-systeem
Koppel medewerkers aan een Dido-buddy. Samen zorg je ervoor dat je niet op dezelfde dagen naar kantoor komt. Zo spreid je de aanwezigheid en heb je altijd een back-up als je thuiswerkt, zonder de overvolle kantoorvloeren.

Flex-Weken: wisselende kantoordagen per week
Maak de kantoordagen elke week anders. Medewerkers krijgen bijvoorbeeld week 1 op dinsdag en donderdag, maar week 2 op woensdag en vrijdag. Dit zorgt voor afwisseling en voorkomt dat iedereen vast blijft zitten aan die overvolle Dido-dagen.

Thuiswerkpuntenkaart
Introduceer een thuiswerkpuntenkaart. Elke keer dat je op een niet-Dido-dag naar kantoor komt of thuiswerkt op een drukke Dido-dag, krijg je een ‘punt’ op je kaart. Na 10 punten krijg je een beloning, zoals een vrije dag of lunch met je team.

Spreiding stimuleren met vergoeding
Geef een financiële prikkel om buiten de Dido-dagen naar kantoor te komen. Medewerkers die op rustige dagen zoals maandag en vrijdag naar kantoor komen, krijgen bijvoorbeeld reiskosten dubbel vergoed of een lunch op kosten van de baas.

Creatieve vrijdagen
Maak van vrijdag de “Creatieve Vrijdag”, een dag waarop iedereen naar kantoor komt voor brainstormsessies, innovatieworkshops of netwerkevenementen. Op deze dag geen formele meetings, alleen creativiteit en samenwerking.

Work-from-Anywhere Pop-Ups
Creëer tijdelijke werkplekken op onverwachte locaties zoals cafés, bibliotheken of musea. Dit maakt werken leuker en flexibeler. Medewerkers kunnen deze pop-up werkplekken gebruiken op Dido-dagen wanneer het kantoor vol zit.

Dido-Dag Shuffle
Laat een digitaal wiel beslissen wie op dinsdag of donderdag naar kantoor komt. Elke week schudt een ‘shuffle’ systeem de kantoordagen, zodat de drukte gelijkmatiger verdeeld wordt en niemand zich vastklampt aan vaste Dido-dagen.

Last-Minute flexplekken
Introduceer een last-minute boekingssysteem voor werkplekken. Collega’s die op het laatste moment besluiten om naar kantoor te komen, kunnen hun plek reserveren in een app en zo snel zien waar nog vrije plekken zijn. Dit zorgt voor betere spreiding en minder verrassingen.

Kantoor festivals
Organiseer maandelijks een ‘kantoor festival’ op een rustige dag zoals maandag of woensdag. Medewerkers worden aangemoedigd om naar kantoor te komen voor een combinatie van werk en fun, zoals foodtrucks, korte seminars, en teambuildingactiviteiten. Hierdoor worden deze dagen populairder en drukke Dido-dagen ontlast.

Te weinig vragen stellen en echte interesse tonen in de ander

Dit zijn zo maar wat gekke ideeën en daar gaan we het niet mee redden natuurlijk, net zoals de B & B eigenaren het ook niet redden met een uitje organiseren.  Maar de grote parallel zit in de manier waarop we begonnen: vol verwachting en met een rooskleurig beeld van hoe het zou zijn. Net zoals de deelnemers van B&B Vol Liefde hoopten dat alles vanzelf op z’n plek zou vallen, gingen wij ervan uit dat de ideale balans zich vanzelf zou vormen. En wat blijkt? De praktijk is altijd een stuk weerbarstiger dan de theorie. Het gaat om de dialoog aangaan. Kijk maar naar Anja en Miriam, die vaak dezelfde klacht uiten over hun gasten: ze stellen te weinig vragen. Ze missen de echte connectie, het contact waarbij je elkaar leert kennen door simpelweg interesse te tonen. Precies zoals wij nu vaak langs elkaar heen werken op de drukke Dido-dagen, zonder echt contact of verdieping. Dat kan grote gevolgen hebben, mensen haken af, kijk maar naar Thijz die recalcitrant aangeeft; “ik doe niet meer mee”.  Of Yvonne die aangeeft die het als pijnlijk ervaart en echt gekwetst is. Ze haakt op het laatste moment af.

Dit is ook precies wat we nu tegenkomen in onze werkweek. We klagen over de overvolle kantoren, de vergaderdrukte, en de eindeloze Dido-vergaderingen. Maar misschien is het tijd om nu in actie te komen, niet te klagen, maar juist vragen aan elkaar te stellen. Vragen zoals: “Hoe kunnen we dit samen beter maken?” en “Wat werkt voor jou het beste in dit hybride systeem?” Net zoals Anja en Miriam hopen op echte gesprekken, moeten wij op de werkvloer ook meer van elkaar leren. En daarvoor hebben we een oplossing.

Het Grote Hybride Samenwerkingsspel

Dit spel gaat niet alleen over het slim indelen van kantoordagen, maar ook over het stellen van de juiste vragen. Hoe kun je je collega’s beter ondersteunen? Wat is een goede balans tussen thuiswerken en samenwerken op kantoor? Door het spelen van dit spel leren we elkaar en elkaars werkgewoontes beter kennen. We maken hybride werken geen toevallige chaos meer, maar een gezamenlijke inspanning die iedereen helpt. Net zoals de deelnemers van B&B Vol Liefde uiteindelijk leren dat liefde en verbinding niet vanzelf komen, zo leren wij dat samenwerking vraagt om aandacht, interesse en de bereidheid om te vragen: “Hoe kan het anders en beter?” Met het Grote Hybride Samenwerkingsspel creëren we die ruimte voor dialoog, voor het stellen van vragen in plaats van alleen maar klagen.
Het hybride samenwerkingsspel dient als een ijsbreker en een platform voor open gesprekken. Met behulp van een dobbelsteen komen de spelers op verschillende velden terecht, waar ze verschillende scenario’s en uitdagingen van hybride samenwerken tegenkomen. De spelers worden uitgedaagd om samen oplossingen te bedenken, waarbij ze worden aangemoedigd om vanuit verschillende perspectieven te denken en het ‘wij’-perspectief te omarmen. Tegelijkertijd zit er ook echt een wedstrijd element in. Wat dit spel uniek maakt, is de overgangvan spel naar realiteit. Aan het einde van het spel draaien de spelers het bord om, waar het serieuze element naar voren komt. Deze fase van het spel is cruciaal; het is het moment waarop de inzichten en ideeën die tijdens het spel zijn opgedaan, worden omgezet in concrete, actiegerichte afspraken. Door het spelelement worden deelnemers aangemoedigd om op een ontspannen en open manier met elkaar in gesprek te gaan. Dit maakt het makkelijker om ook de moeilijke, schurende onderwerpen aan te snijden. Het spel biedt een veilige omgeving waarin teamleden hun gedachten en ideeën kunnen delen zonder de druk van formele werksettings.

De droom van RJ en Suus, en van Albert en Joyce is nog niet voorbij, de droom van hybride werken is dat ook no gniet – we moeten er alleen samen een succes van maken. Wie doet er mee? Wil je het spel ontvangen of een workshop door ons laten verzorgen, mail me dan gerust. Of bel 030-4420019.

Annemie Webers

Career & Live B.V.