Concrete tips om hybride werken te optimaliseren

Blog van Career & Live

dinsdag 27 februari 2024

Concrete tips om hybride werken te optimaliseren; hybride werken in 2024 – waar staan we nu?

Hybride werken heeft een revolutie teweeg te gebracht in de manier waarop we werken? Maar waar staan we nu in het voorjaar van 2024? Geïnspireerd door de inzichten van Nick Bloom (en WFH-research), een vooraanstaand onderzoeker op het gebied vn hybride werken, aan de Stanford University, en rekening houdend met het unieke Nederlandse poldermodel, wil ik de uitdagingen en kansen van hybride werken eens onder de loep nemen.

De wetenschap achter hybride werken

Nick Bloom heeft uitgebreid onderzoek gedaan naar de effectiviteit van werken op afstand en hybride modellen. Zijn bevindingen benadrukken de voordelen, zoals verbeterde werk-privébalans en verhoogde productiviteit, maar wijzen ook op significante uitdagingen. Deze omvatten het behoud van bedrijfscultuur, het faciliteren van effectieve communicatie en samenwerking, en het waarborgen van gelijkheid tussen medewerkers, ongeacht hun werklocatie.

Het Nederlandse poldermodel en hybride werken

Het Nederlandse poldermodel, bekend om zijn consensusgerichte besluitvorming, biedt een uniek kader voor de implementatie van hybride werken en benadrukt het belang van overleg en samenwerking tussen alle stakeholders, inclusief werkgevers, werknemers en de overheid. Echter, de toepassing ervan op hybride werken leidt volgens mij vaak tot echt “gepolder” – een soms trage en omslachtige besluitvorming die snelle aanpassing aan nieuwe werkpraktijken kan hinderen.

De drie zere plekken

Onvoldoende communicatie en samenwerking: Hybride werken vereist robuuste communicatietools en -strategieën. Zonder deze raken behoorlijk veel teams gefragmenteerd, wat leidt tot verminderde productiviteit en misverstanden met alle nadelige gevolgen van die, op individuele- , team- en organisatieniveau.

Cultuur en betrokkenheid: Het behouden van een sterke bedrijfscultuur en het waarborgen van werknemersbetrokkenheid is complexer in een hybride model. Sommige werknemers voelen zich geïsoleerd, vooral diegenen die voornamelijk op afstand werken, maar ook de mensen di net starten in een nieuwe baan.

Gelijkheid en inclusiviteit: Het waarborgen van gelijke kansen voor alle medewerkers, ongeacht hun fysieke werklocatie, is een uitdaging. Er is een potentieel risico op ongelijkheid in zichtbaarheid en promotiekansen.

Hoe kunnen we in Nederland de uitdagingen rondom hybride werken aanpakken en transformeren in kansen

1. Flexibele, maar duidelijke richtlijnen
Digitale richtlijnen toolkit: Ontwikkel een interactieve online toolkit die werknemers gidst door de hybride werkbeleidslijnen, inclusief scenario’s en FAQ-secties voor directe duidelijkheid.
Maatwerk werkroosters: Implementeer een systeem waarbij werknemers hun voorkeurswerkuren en -dagen kunnen opgeven, b.v. met AI-geoptimaliseerde roostering om aan individuele en teambehoeften te voldoen.
Dynamische doelstellingen dashboard: Gebruik een real-time dashboard waarop zowel individuele als teamdoelstellingen worden bijgehouden, zichtbaar voor alle teamleden, om transparantie en verantwoordelijkheid te bevorderen.
‘Hybride werk’ ambassadeurs: Benoem in overleg binnen elke afdeling een ‘hybride werk’ ambassadeur aan die als aanspreekpunt dient voor vragen en feedback over het hybride werkbeleid.
Feedback en iteratie sessies: Organiseer maandelijkse sessies waar werknemers feedback kunnen geven op het hybride werkbeleid, wat zorgt voor continue aanpassing en verbetering.

2. Investering in technologie en vaardigheden
Persoonlijke technologiepakketten: Bied werknemers gepersonaliseerde technologiepakketten aan die zijn afgestemd op hun specifieke thuiswerkbehoeften en werkstijl.
Virtual Reality (VR) werkplekken: Experimenteer met VR-technologie om een virtuele werkruimte te creëren waar teamleden ‘samen’ kunnen werken en sociale interacties kunnen hebben.
Productiviteitshulpmiddelen: Implementeer tools die werknemers helpen hun dag te plannen, prioriteiten te stellen en afleiding te minimaliseren.
Digitale vaardigheid bootcamps: Bied intensieve online bootcamps aan om (nieuwe) werknemers snel te trainen in het gebruik van nieuwe communicatie- en samenwerkingstools. en zorg bij hun eerste werkdag dat alles “werkt”

3. Cultiveren van een sterke, inclusieve bedrijfscultuur
Virtuele uitwisselingsprogramma’s: Zet programma’s op waarbij werknemers virtueel ‘van team wisselen’ voor een week om begrip en waardering voor verschillende rollen en perspectieven binnen de organisatie te bevorderen.
Culturele vieringen kalender: Creëer een kalender met culturele en persoonlijke mijlpalen van werknemers die gevierd worden tijdens virtuele bijeenkomsten, om inclusiviteit en verbondenheid te versterken.
Online talentenshows: Organiseer regelmatige online talentenshows waar werknemers hun niet-werkgerelateerde vaardigheden en hobby’s kunnen delen.
‘Willekeurige koffie’ matches: Gebruik software om werknemers willekeurig te koppelen voor virtuele koffiebreaks, om informele connecties over afdelingen heen te bevorderen.
Gezondheid en welzijn apps: Bied toegang tot apps en platforms die gericht zijn op mentale gezondheid, mindfulness en fysieke oefeningen, inclusief groepsuitdagingen om teamgeest te bouwen.
Ga in dialoog met elkaar: zet divers manieren in om regelmatig het hybride samenwerken te evalueren, het is echt work – in -progress bv. Hybride Samenwerkingsspel of Koerskaart Hybride Teamwerk

4. Gelijkheid en inclusiviteit
Anonieme tevredenheidsenquêtes: Voer regelmatig anonieme enquêtes uit onder werknemers om hun ervaringen en percepties met betrekking tot gelijkheid en inclusiviteit op de werkvloer te meten.
Focusgroepen: Organiseer focusgroepen met werknemers uit diverse achtergronden om diepgaande inzichten te verkrijgen in specifieke uitdagingen en kansen voor verbetering.
Externe auditpartners: Werk samen met externe consultants of organisaties gespecialiseerd in diversiteit en inclusie om de objectiviteit en grondigheid van de audits te waarborgen.
Actieplannen: Ontwikkel gedetailleerde actieplannen op basis van de auditresultaten om ongelijkheden aan te pakken, met duidelijke doelstellingen, verantwoordelijkheden, en tijdlijnen.
Mentorschaps- en sponsorschapsprogramma’s: Creëer programma’s die minderheidsgroepen binnen de organisatie koppelen aan ervaren mentoren en sponsors, om hun zichtbaarheid, netwerken en carrièrekansen te vergroten.
Inclusieve leiderschapstraining: Bied leiderschapstrainingen aan die specifiek gericht zijn op het ontwikkelen van vaardigheden in inclusief leiderschap, zoals empathisch luisteren, onbewuste vooroordelen herkennen en aanpakken, en het creëren van een inclusieve teamcultuur.
Diversiteitsbewustzijn workshops: Organiseer workshops en trainingen voor alle werknemers om bewustzijn en begrip van diversiteit, inclusie, en de waarde van verschillende perspectieven en achtergronden te bevorderen.
Inclusiviteitscommissie: Stel een diversiteits- en inclusiviteitscommissie samen, bestaande uit werknemers van verschillende niveaus en achtergronden, die fungeert als klankbord en adviseur voor het management op het gebied van diversiteitsbeleid en -initiatieven.
Viering van Diversiteit: Organiseer evenementen en activiteiten die culturele diversiteit en inclusie vieren, zoals het erkennen van culturele feestdagen, het delen van persoonlijke verhalen en ervaringen, en het uitlichten van de bijdragen van diverse werknemers aan de organisatie.

Hybride werken is hier om te blijven, het is aan ons om het goed te laten werken!

In de wereld van hybride werken ligt de kracht van elke onderneming in het effectief navigeren tussen flexibiliteit en structuur. Het gaat erom de juiste balans te vinden die niet alleen de productiviteit verhoogt, maar ook een dynamische en aanpasbare werkomgeving creëert. Dit is de nieuwe norm: een werkcultuur waarin technologie en menselijk inzicht samenkomen om grenzen te verleggen. Voor organisaties die voorop willen lopen en inzien dat het menselijke kapitaal het allerbelangrijkste is, is het essentieel om de uitdagingen van communicatie, samenwerking en operationele gelijkheid met praktische, direct toepasbare oplossingen aan te pakken. Laten we de toekomst van werk vormgeven met een model dat niet alleen efficiënt is, maar ook veerkrachtig en klaar voor de uitdagingen van morgen. Laten we samen de toekomst van werk vormgeven, waarbij elk talent telt en elke stem gehoord wordt. Hybride werken is hier om te blijven, en het is aan ons om het potentieel volledig te benutten. Wil je meer weten of concreet aan de slag (workshop, training, advies, lezing etc) met het optimaliseren van hybride werken, mail me dan gerust.