Zo werkt hybride werken wel, asynchroon denken en doen!
Hybride werken en asynchroon werken, een essentiële paradigma shift

Hybride werken  is de trend van 2022, maar tegelijkertijd struikelen we er massaal over. Hoe doen we dat, wat werkt en het allerbelangrijkste is en blijft WAAROM gaan we hybride werken. Daar blog ik regelmatig over en samen met mijn collega Boudewijn Tinholt maken we hier ook podcasts over.  We beginnen en eindigen de dag met email en onze werkdag wordt bepaald door email, app, chat en Zoom en Teams. Kortom, we zijn reactief bezig op momenten en tijdstippen die niet optimaal zijn en klagen vervolgens dat de werkdruk en stress stijgt. Er is echt een paradigma shift nodig in ons denken en doen. We moeten fundamenteel anders gaan werken waarbij asynchroniteit een essentieel onderdeel, hiermee bedoel ik samenwerken waarbij iedereen zijn eigen ritme en werktijden volgt. Tijdens de trainingen en workshops die wij bijna dagelijks geven over hybride werken is asynchroon werken echt een heikel punt. Ja Annemie, maar dat kan bij ons niet. Matt Mullenberg (the founder and CEO of Automattic) heeft het mooi weergegeven in een piramide. Waar sta jij met je team en je collega’s?

Niveau 4 betekent letterlijk: ik lees het of reageer erop, wanneer het mij uitkomt. Dit is de aard van asynchrone communicatie, die organisaties op het vierde niveau kenmerkt. De meeste activiteiten vereisen helemaal geen onmiddellijke reactie. Een eenrichtings-e-mail of -chatbericht kan voldoende zijn en de ontvanger antwoordt wanneer het hem of haar uitkomt. Als iets echt dringend is, pak je de telefoon.

Door asynchrone communicatie krijgen medewerkers meer tijd om na te denken, te creëren en in een flowtoestand te komen waardoor ze productiever zijn. Tegelijkertijd zorgt asynchrone communicatie voor het nemen van (misschien langzamere, maar) betere beslissingen. Verder stel je hiermee iedereen in staat, en niet alleen de luidste of meest extraverte, om mee te praten over belangrijke onderwerpen. Bovendien biedt asynchrone communicatie flexibiliteit aan nachtbrakers om hun werkdag later te beginnen, zo lang er maar een redelijke overlap is met de werktijd van vroege vogels. Wanneer je asynchrone communicatie gebruikt, toon je dat je respect hebt voor andermans tijd en focus. Organisaties die asynchrone communicatie echt tot standaard hebben gemaakt, zijn volgens Mullenweg uit de industriële revolutie

Begin bij het begin, denk na waarom, wat en hoe en documenteer het

Volgens mij gaat er veel mis, omdat er niet echt over nagedacht wordt. Bij Gitlab hebben ze zelfs een head of remote aangesteld Darren Murph, “Asynchronous work is a simple concept: Do as much as you can with what you have, document everything, transfer ownership of the project to the next person, then start working on something else.” Gitlab heeft een uitgebreid remote playbook waarin alles duidelijk omschreven is, waardoor er geen misverstanden kunnen ontstaan over wat, hoe waarom en hoe werkt dat? Hun motto is “You can’t do async communication without strong documentation”

Shalil lavings, founder/CEO at Gumroad geeft aan dat asynchroon werken stress verlaagt en goed is voor de mentale gezondheid van medewerkers “An asynchronous mindset enables everyone to take a step back and assume that whatever we’re doing is done with no one else online. It removes the burden of an endless string of messages you must respond to immediately. From a mental health standpoint, when you have an entire company that embraces async, we all have a little more breathing room to do deep work that requires long periods of uninterrupted time. Society is nearing a tipping point where people can’t tolerate many more messages, emails, or seemingly urgent pings while trying to do their job well. We may be a bit ahead of the curve on that, but I hope that the industry at large embraces asynchronous communication and allows people more time to do the work they were hired to do.”
Zo zijn er nog veel meer voorbeelden met als motto:

Asynchroon tenzij, in plaats van synchroon tenzij, een paradigma shift

Uiteraard heb je hiervoor duidelijkheid nodig in de enorme berg aan communicatiekanalen en tools, die organisaties hebben. Standaard vragen wij aan deelnemers welke tools en kanalen hebben jullie en welke gebruik je waarvoor, waneer en wat is je verwachtingspatroon? Al snel wordt het een Babylonische spraakverwarring, iedereen heeft andere ideeën en verwachtingen: ik denk dat jij denkt dat wij denken………… Concreet betekent dat goed nadenken over alle communicatiekanalen en tools, gaat het om

• Interne communicatie
• Externe communicatie
• Vertrouwelijke communicatie

En vervolgens per communicatie kanaal duidelijk omschrijven

• Waarvoor gebruiken we dit kanaal/tool?
• Waar is communicatie kanaal minder geschikt voor?
• Is dit vooral voor synchroon of asynchroon?
• Concrete tips, to do voor dit communicatiekanaal?
• Gekoppeld aan de “SLA/reactietijd” van dit communicatiekanaal, wat verachten we en is dit voor spoed (als spoed al bestaat, in elk geval is email nooit spoed, bij brand email je ook de brandweer niet)

Uiteraard gekoppeld aan de basis van asynchroon werken; we verwachten niet dat je altijd bereikbaar bent, helemaal niet tijdens het weekend of vakanties!

De allergrootste energievreter de back-to-back meetings

Zo herkenbaar voor iedereen, de hele dag meetings, die weinig energiegeven en inspirerend zijn. Door asynchroon te werken kun je deze ook “killen”: Heel simpel, zoals ze bij Gitlab zeggen: geen agenda no attenda. Ook hier geldt; asynchroon tenzij. En als er dan toch een synchrone meeting is, denk na over hoe je dat wilt doen, wat spreken we af met elkaar, bijvoorbeeld

• Camera aan
• 70-30: 70 % praten deelnemers, max 30% zenden, open vragen
• 1 of 2 personen maakt aantekeningen en post meetig acties en zet die in daarvoor vastgesteld communicatie kanaal
• 1 facilitator
• gebruik 1 safe oord b.v. ELMO (enough lets move on)
• halverwege mid call check, hoe is het met de energie, inspiratie en de verwachtingen c.q. tussenevaluatie
• 10 min voor einde van de meeting de vraag stellen “wat moet er volgende keer op de agenda moet staan en waarom”
• meetings beginnen op het hele of halve uur en duren maximaal 50 of 25 minuten (tijd voor puzzel en hersteltijd)geen zenden/presentaties, dat is asynchroon
• op het einde retrospectief kijken: zou deze meeting ook asynchroon hebben kunnen plaatsvinden en zo ja hoe?
• Meeting Cleanup Day, minimaal 1 keer per kwartaal kijk je samen met je team naar de hoeveelheid, duur en effectiviteit van de meetings van een ieder. Wat kan anders, minder, beter en vooral asynchroon.
• Focus Friday of Focus Monday, elke vrijdag meeting loos, hoe heerlijk is dat

Kortom, kom in beweging en maak die stap naar asynchroon werken, ga in gesprek (en documenteer de afspraken) met je team

Hierbij een tool om het gesprek aan te gaan met elkaar en uiteraard ben ik samen met mijn collega’s graag bereid hierover in gesprek te gaan en de workshop te faciliteren op een inspirerende en energieke manier, en uiteraard is een deel asynchroon.
Begin bijvoorbeeld al met een kleine paradigma shift; Focus vrijdag zonder meetings en schreef vanaf morgen het woord deadlines en maak er requestline van

Annemie Webers

Founder en CEO Career & Live, hybride & asynchroon werken specialist