Hoogste tijd om echt asynchroon te gaan werken, zo doe je dat!
Waarom werken we nog massaal synchroon i.p.v asynchroon?
In de huidige hyperverbonden en altijd actieve werkwereld omarmen de meeste mensen asynchroon werken niet echt. Er is ondanks de trend van het hybride werken een onbalans tussen synchroon en asynchroon werken. Deze onbalans verdient serieuze aandacht en analyse, omdat het potentieel van asynchroon werken wordt genegeerd ten koste van productiviteit, welzijn en werkplezier.
Volgens mij is één van de belangrijkste redenen waarom zo weinig mensen asynchroon werken het diepgewortelde culturele geloof dat werken synchroon en in realtime moet gebeuren. Het is een overblijfsel uit het verleden, waarin fysieke aanwezigheid en directe interactie als de enige effectieve vormen van werk werden beschouwd. Deze misvatting heeft geleid tot een overdreven focus op traditionele werktijden en de noodzaak van continue beschikbaarheid.
Een andere reden, nog belangrijkere reden is volgens mij het gebrek aan vertrouwen en controlemechanismen van werkgevers. Sommigen leidinggevenden en organisaties hebben nog steeds de neiging om werknemers te micromanagen en het idee van flexibiliteit en autonomie te wantrouwen. Ze geven de voorkeur aan een model waarin ze direct toezicht kunnen houden op het werk van hun teamleden, in plaats van hen de vrijheid te geven om hun werk op een asynchrone manier te organiseren.
Uiteraard zijn er technologische obstakels en onvoldoende training voor werknemers om effectief asynchroon te werken. Het vereist specifieke digitale tools en vaardigheden om de samenwerking en communicatie op afstand te vergemakkelijken. Als deze tools en training niet worden verstrekt, blijft het voor werknemers moeilijk om de overstap naar asynchroon werken te maken.
Een echte paradigma shift
Het gebrek aan begrip en bewustzijn van de voordelen van asynchroon werken speelt ook een rol. Het vergroot de flexibiliteit en maakt het mogelijk om werk en persoonlijke verplichtingen beter op elkaar af te stemmen. Asynchroon werken biedt de mogelijkheid om productiviteit en concentratie te optimaliseren, aangezien werknemers kunnen werken op tijden waarop ze het meest productief zijn. Bovendien vermindert het de afhankelijkheid van het kantoor en het woon-werkverkeer, wat leidt tot een betere werk-privébalans en een vermindering van stress en burn-out. Kortom om het potentieel van asynchroon werken te ontsluiten, moeten organisaties, leidinggevenden en werknemers collectief een paradigma shift maken. Dat betekent het uitdagen van heersende overtuigingen, het creëren van een cultuur van vertrouwen, autonomie en flexibiliteit en vanzelfsprekend het investeren in de juiste technologische infrastructuur (o.a. bieden van toegang tot geavanceerde samenwerkingsplatforms, projectmanagementsoftware en communicatietools die specifiek zijn ontworpen voor asynchroon werken). We zijn wellicht deels nog onbewust onbekwaam en zorgen voor training en begeleiding om mensen te helpen bij het ontwikkelen van de vaardigheden die nodig zijn om effectief asynchroon te werken, spreekt voor zich.
Goed voorbeeld doet goed volgen
Het bevorderen van bewustzijn en het delen van best practices is cruciaal. Organisaties kunnen interne communicatiekanalen gebruiken om voorbeelden van succesvol asynchroon werken te delen en werknemers aan te moedigen om ervaringen en tips uit te wisselen. Het organiseren van trainingssessies, workshops en discussiegroepen kan ook helpen bij het verspreiden van kennis en het vergroten van het begrip van de voordelen van asynchroon werken. En als allerbelangrijkste; leiderschap is van cruciaal belang. Leidinggevenden moeten het goede voorbeeld geven door zelf asynchroon werken te omarmen en dit uit te dragen naar hun teams. Ze moeten vertrouwen tonen in de capaciteiten van hun werknemers en hen in staat stellen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen werkorganisatie en deadlines.
Welke taken zijn bij uitstek geschikt voor asynchroon werken
- Individueel werk: Taken die voornamelijk individuele inspanning vereisen, zoals het schrijven van rapporten, het analyseren van gegevens, het ontwikkelen van strategieën of het maken van presentaties, kunnen vaak goed asynchroon worden uitgevoerd. Teamleden kunnen aan deze taken werken op momenten dat hen het beste uitkomt, zonder afhankelijk te zijn van constante samenwerking of directe interactie.
- Onderzoek en analyse: Taken die het uitvoeren van onderzoek, het verzamelen van gegevens, het analyseren van informatie of het opstellen van rapporten omvatten, kunnen vaak asynchroon worden uitgevoerd. Teamleden kunnen hun tijd nemen om gegevens te verzamelen en te analyseren, en vervolgens de bevindingen delen op een tijdstip dat voor iedereen geschikt is.
- Schrijf- en redactiewerk: Taken die schrijven en redigeren vereisen, zoals het opstellen van documenten, e-mails, handleidingen of blogposts, kunnen goed asynchroon worden uitgevoerd. Teamleden kunnen onafhankelijk aan de tekst werken en deze later delen voor feedback en revisie.
- Planning en organisatie: Taken die planning en organisatie vereisen, zoals het opstellen van projectplannen, het inplannen van vergaderingen of het beheren van takenlijsten, kunnen vaak asynchroon worden uitgevoerd. Teamleden kunnen hun bijdragen leveren aan de planning en organisatie op een tijdstip dat hen het beste uitkomt, en de resultaten delen met anderen.
- Documentatie en kennisdeling: Het opstellen van documentatie, het bijwerken van handleidingen of het delen van kennisbronnen kan asynchroon worden uitgevoerd. Teamleden kunnen informatie documenteren en delen op een gedeeld platform, zodat anderen het op hun eigen tijd kunnen raadplegen.
- Feedback en beoordeling: Het geven van feedback op werk van anderen, het beoordelen van prestaties of het beoordelen van documenten en ontwerpen kan vaak asynchroon plaatsvinden. Teamleden kunnen de tijd nemen om grondig feedback te geven en dit schriftelijk te communiceren, waardoor anderen de feedback op hun eigen tempo kunnen verwerken.
- Creatieve brainstorming: Hoewel brainstormsessies vaak als synchrone activiteiten worden gezien, kunnen bepaalde aspecten van het creatieve proces asynchroon worden uitgevoerd, b.v. via een MIRO of Mural board. Mensen kunnen bijvoorbeeld ideeën genereren in hun eigen tijd en deze vervolgens delen voor verdere discussie en evaluatie.
- Training en ontwikkeling: Taken met betrekking tot training en ontwikkeling, zoals het volgen van online cursussen, het bekijken van trainingsvideo’s of het lezen van educatief materiaal, kunnen individueel en asynchroon worden uitgevoerd. Medewerkers kunnen leren in hun eigen tempo en de opgedane kennis later toepassen of delen met anderen.
- Zelfreflectie en planning: Individuele taken die zelfreflectie en planning vereisen, zoals het stellen van doelen, het evalueren van prestaties of het opstellen van persoonlijke ontwikkelingsplannen, kunnen asynchroon worden uitgevoerd. Medewerkers kunnen de tijd nemen om na te denken en hun plannen op te stellen, zonder dat dit directe interactie vereist.
Het is belangrijk om te benadrukken dat de geschiktheid van taken voor asynchroon werken afhangt van verschillende factoren, zoals de complexiteit van de taak, de behoefte aan directe samenwerking en de impact van tijdvertragingen. Het is raadzaam om samen met het team te beoordelen welke taken het beste asynchroon kunnen worden uitgevoerd en welke beter baat hebben bij synchrone communicatie en samenwerking.
20 concrete voorbeelden ter inspiratie
- E-mailcommunicatie: Het uitwisselen van informatie, het stellen van vragen en het verstrekken van updates via e-mail, waarbij mensen reageren wanneer het hen het beste uitkomt.
- Projectmanagementtools: Gebruik van projectmanagementplatforms zoals Trello, Asana of Basecamp, waar mensen taken kunnen toewijzen, updates kunnen delen en commentaar kunnen geven op hun eigen tempo.
- Online samenwerking aan documenten: Gebruik van tools zoals Google Docs of Microsoft Office Online, waar mensen gelijktijdig of op verschillende momenten kunnen samenwerken aan het bewerken van documenten, spreadsheets of presentaties.
- Gebruik van chat-apps zoals Slack, Microsoft Teams of WhatsApp om snel korte berichten uit te wisselen, vragen te stellen en informatie te delen, zonder de noodzaak van onmiddellijke reacties.
- Forums en discussieborden: Gebruik van online fora of discussieborden waar teamleden vragen kunnen stellen, ideeën kunnen uitwisselen en informatie kunnen delen op hun eigen tempo.
- Gedeelde kalenders: Gebruik van gedeelde kalenders zoals Google Calendar of Outlook Calendar, waar mensen hun beschikbaarheid kunnen aangeven en afspraken kunnen plannen zonder dat er direct overleg nodig is.
- Het opnemen van spraakberichten zoals WhatsApp, waardoor mensen belangrijke informatie kunnen delen op een tijdstip dat hen uitkomt.
- Asynchrone videovergaderingen: Het opnemen van videovergaderingen, zodat mensen deze op een later tijdstip kunnen bekijken als ze niet in staat zijn om op hetzelfde moment deel te nemen.
- Gebruik van cloudopslagdiensten zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive, waar teamleden documenten kunnen delen en toegang hebben tot gedeelde bestanden op hun eigen tijd.
- Feedback en beoordelingen: Het verstrekken van feedback en beoordelingen over het werk van mensen via digitale formulieren of feedbacktools, waarbij iedereen de mogelijkheid heeft om op een voor hen geschikt moment feedback te geven.
- Wiki’s en kennisbanken: Het creëren van interne wiki’s of kennisbanken waar mensen informatie kunnen documenteren, delen en raadplegen op basis van hun eigen schema.
- To-do lijsten en takenbeheer: Het gebruik van digitale to-do lijsten en takenbeheertools zoals Todoist, Wunderlist of Microsoft To Do, waar mensen hun taken kunnen organiseren, toewijzen en bijwerken op hun eigen tempo.
- Video-opnames en tutorials: Het opnemen van instructievideo’s of tutorials waarin complexe procedures of concepten worden uitgelegd, zodat mensen deze kunnen bekijken wanneer het hen het beste uitkomt.
- Intranetplatforms: Gebruik van interne intranetplatforms waar mededelingen, nieuwsberichten en belangrijke updates kunnen worden geplaatst en geraadpleegd op basis van individuele beschikbaarheid.
- Feedbackloops: Het opzetten van gestructureerde feedbackloops, waarbij mensen de tijd krijgen om feedback te geven op elkaars werk, prestaties of ideeën, zonder dat dit onmiddellijke reacties vereist.
- Takenqueues: Het gebruik van gedeelde takenqueues of wachtrijen, waar mensen taken kunnen toevoegen of uitvoeren op basis van hun beschikbaarheid en prioriteiten.
- Digitale whiteboards: Het gebruik van digitale whiteboardtools zoals Miro of Microsoft Whiteboard, waar teamleden ideeën kunnen delen, samenwerken en visualiseren op hun eigen tempo.
- Geautomatiseerde meldingen: Het instellen van geautomatiseerde meldingen en herinneringen voor belangrijke deadlines, mijlpalen of taken, zodat mensen tijdig op de hoogte worden gebracht, zelfs als ze niet direct betrokken zijn.
- Tijdzones, chronotypes en werkverschuivingen: Het omarmen van het werken in verschillende tijdzones, chronotypes (b.v. ochtend of avondmensen) en het instellen van werkverschuivingen, zodat mensen kunnen profiteren van elkaars input en bijdragen, zelfs als ze niet gelijktijdig werken.
- Reflectie en zelfevaluatie: Het aanmoedigen van mensen om regelmatig reflectie en zelfevaluatie uit te voeren, waarbij ze hun eigen prestaties, doelen en groeimogelijkheden beoordelen op basis van hun eigen planning en ritme.
Let op, de nadruk ligt op het uit te voeren werk en te delen infromatie op verschillende tijdstippen, zonder afhankelijk te zijn van real-time interactie.
Niet langer treuzelen, maar aan de (asynchrone) bak
Het is tijd om de waarde van asynchroon werken serieus te nemen en de barrières te doorbreken die de bredere acceptatie ervan in de weg staan. Door de juiste cultuur, technologie en leiderschap te stimuleren, kunnen we het potentieel van asynchroon werken benutten en een meer flexibele, productieve en evenwichtige werkomgeving creëren. Het is hoog tijd om deze kritische onderbenutting van asynchroon werken aan te pakken en een nieuwe weg in te slaan naar een modernere en effectievere manier van werken. Wil je nog meer concrete tips, handvaten of een workshop, training of lezing, neem dan gerust contact op met mij
Annemie Webers
directeur Career & Live en initiatiefnemer weekwerkprivebalans.nl
