Asynchroon werken, een manier om daadwerkelijk werkstress te verminderen
Asynchroon werken is een werken op een manier die niet de constante druk van onmiddellijke reacties en synchronisatie vereist. Het stelt je in staat om je eigen werktempo te bepalen. Hierdoor kun je complexe taken met meer aandacht benaderen, wat resulteert in een gevoel van minder haast en meer controle over je werkzaamheden. Als je je afvraagt hoe je je stressniveau kunt verlagen en tegelijkertijd je productiviteit kunt verhogen, kan asynchroon werken wellicht het antwoord zijn. Het is niet alleen een intuïtieve manier om je tijd te beheren, maar het wordt ook ondersteund door degelijk wetenschappelijk onderzoek. Recent onderzoek, gepubliceerd in het “Journal of Applied Psychology,” benadrukt de negatieve gevolgen van constante onderbrekingen en de druk om onmiddellijk te reageren op berichten. Deze constante onderbrekingen kunnen leiden tot verhoogde stressniveaus en verminderde concentratie. Asynchroon werken biedt hier een oplossing door periodes van ongestoord, diep werk mogelijk te maken. Maar er is meer, International Labour Organizations heeft studies gepubliceerd waaruit blijkt dat de mogelijkheid om werk in te plannen op een manier die past bij je persoonlijke leven de werk-privébalans ten goede komt. Dit is van cruciaal belang bij het verminderen van stress en het voorkomen van burn-out.
Help, wat betekent het nu exact synchroon en asynchroon?
Wellicht ten overvloede, maar toch nog even een korte uitleg: Synchroon en asynchroon werken verwijzen naar twee verschillende benaderingen van communicatie en samenwerking, vooral in een digitale context zoals online samenwerkingstools, e-mails, chat-apps en meer. Hier is een duidelijk verschil tussen synchroon en asynchroon werken:
Synchroon werken houdt in dat communicatie en samenwerking in realtime plaatsvinden. Dit betekent dat alle betrokken partijen op hetzelfde moment actief deelnemen aan de interactie.
Voorbeelden van synchrone communicatiemiddelen zijn telefonische gesprekken, videoconferenties, live chatberichten en in-persoonlijke vergaderingen.
Dit type samenwerking is nuttig wanneer onmiddellijke feedback en onmiddellijke besluitvorming vereist zijn. Het kan helpen bij het verminderen van wachttijden en het oplossen van urgente problemen.
Asynchroon werken:
Asynchroon werken houdt in dat communicatie en samenwerking niet in realtime plaatsvinden. In plaats daarvan kunnen deelnemers berichten, documenten of andere materialen op hun eigen tempo en op verschillende tijdstippen verzenden en ontvangen.
Voorbeelden van asynchrone communicatiemiddelen zijn e-mails, discussieforums, berichtenborden, gedeelde documenten en takenbeheertools.
Asynchroon werken is handig wanneer betrokkenen zich op verschillende locaties bevinden, in verschillende tijdzones werken, of wanneer er behoefte is aan diepere reflectie en uitgebreidere informatie-uitwisseling.
Het belangrijkste verschil tussen synchroon en asynchroon werken ligt in de timing van de interactie. Synchroon werken vereist dat alle partijen op hetzelfde moment beschikbaar zijn, terwijl asynchroon werken flexibeler is en mensen in staat stelt te communiceren en samen te werken op hun eigen schema. Beide benaderingen hebben hun plaats en worden vaak in combinatie gebruikt, afhankelijk van de aard van de taak en de behoeften van de betrokkenen.
Waarom is er dan zoveel weerstand?
Toch kom ik dagelijks in eerste instantie veel weerstand tegen tijdens workshops en training. die wij geven over o.a. hybride SAMEN werken en o.a. werkdruk/werkstresd aanpakken. Mensen geven vaak aan, dat is mooi, maar dat werkt hier niet hoor. De weerstand tegen asynchroon werken kan voortkomen uit verschillende bronnen en misverstanden. Enkele van de belangrijkste redenen waarom mensen terughoudend zijn om deze asynchrone werkstijl te omarmen:
- Traditie en gewoonte: Synchroon werken is de traditionele manier van werken en is diep geworteld in de bedrijfscultuur. Veel organisaties en individuen zijn gewend aan vaste werkschema’s en dagelijkse vergaderingen. Verandering kan weerstand oproepen, zelfs als die verandering mogelijk voordelen met zich meebrengt.
- Communicatie: Een zorg die vaak wordt geuit, is dat asynchroon werken de communicatie bemoeilijkt. Mensen vrezen dat het moeilijker wordt om snel antwoorden te krijgen of om met collega’s te overleggen. Hoewel asynchroon werken inderdaad een andere communicatiemethode vereist, zijn er tal van tools beschikbaar om dit te vergemakkelijken.
- Controle en vertrouwen: Sommige managers en werkgevers kunnen terughoudend zijn om werknemers meer autonomie te geven uit angst voor verminderde controle over het werkproces. Er kan ook een vertrouwenskwestie spelen, waarbij werkgevers twijfelen aan de discipline en verantwoordelijkheid van hun personeel zonder voortdurend toezicht.
- Cultuur en teamdynamiek: In sommige bedrijven is een sterke kantoorcultuur en hechte teamdynamiek belangrijk. Asynchroon werken kan deze persoonlijke interacties verminderen, en sommigen zijn bang dat het ten koste gaat van teamcohesie.
- Technische obstakels: Niet alle organisaties beschikken over de nodige tools en infrastructuur om naadloos asynchroon werken te ondersteunen. Dit kan weerstand creëren als de overstap naar een nieuwe werkwijze technische uitdagingen met zich meebrengt.
- Misverstanden over productiviteit: Sommigen geloven nog steeds dat productiviteit synoniem is aan aanwezigheid op kantoor en werken tijdens standaarduren. Het idee dat je productiever kunt zijn met asynchroon werken kan moeilijk te accepteren zijn voor degenen die vasthouden aan oude paradigma’s.
Voorbeelden van mensen en organisaties die asynchroon werken om hun productiviteit te verhogen en stress te verminderen:
- Remote werknemers: In veel gevallen werken externe medewerkers of mensen met flexibele werktijden asynchroon. Ze kunnen taken uitvoeren op momenten die het beste bij hen passen, waardoor ze zich minder gestrest voelen door de noodzaak om altijd op een bepaalde locatie te zijn. Het resultaat is vaak een verbeterde work-life-balans en een hogere tevredenheid onder de werknemers.
- Softwareontwikkelaars: In de wereld van softwareontwikkeling is asynchroon werken gebruikelijk. Ontwikkelaars werken vaak aan verschillende delen van een project en communiceren via kwesties en codebeoordelingen op platforms zoals GitHub. Dit stelt hen in staat om diepgaander en zonder onderbrekingen aan hun taken te werken.
- Contentcreatie: Schrijvers, bloggers, en grafisch ontwerpers werken vaak asynchroon. Ze kunnen zich concentreren op hun creatieve processen zonder de druk van realtime interacties. Dit resulteert vaak in hoogwaardige content en creatieve uitvoer.
- Onderwijs: In het onderwijs kunnen docenten asynchroon werken door online lesmateriaal te creëren, dat studenten op hun eigen tempo kunnen bestuderen. Dit geeft studenten de flexibiliteit om te leren wanneer het voor hen het beste uitkomt.
- Klantenservice: Klantenservice kan gedeeltelijk asynchroon werken door e-mailondersteuning, chatbots en selfserviceportalen. Dit stelt klanten in staat om hulp te zoeken op het moment dat voor hen het beste is, zonder te wachten op een realtime reactie van een medewerker.
Ook in de zorgsector is asynchroon werken mogelijk. Hier zijn enkele voorbeelden waar asynchroon werken in de zorg wordt toegepast en wat het resultaat kan zijn:
Telediagnose en teleconsultatie: Artsen en zorgverleners kunnen asynchroon werken door middel van telediagnose en teleconsultatie. Hierbij kunnen patiënten hun symptomen en medische gegevens online delen, en zorgverleners kunnen op een later moment de informatie beoordelen en een diagnose stellen. Dit maakt zorg toegankelijker en stelt patiënten in staat om op hun eigen schema medische hulp te krijgen.
E-health en gezondheidsdossiers: Het gebruik van e-healthplatforms en elektronische gezondheidsdossiers stelt zorgverleners in staat om informatie en gegevens asynchroon te delen en raadplegen. Hierdoor kunnen verschillende zorgverleners samenwerken zonder fysiek aanwezig te zijn.
Medicatiebeheer: In de zorg kan asynchroon werken ook betrekking hebben op medicatiebeheer. Patiënten kunnen online informatie krijgen over hun medicijnen, doseringsschema’s en bijwerkingen. Dit stelt hen in staat om hun medicatie beter te begrijpen en te beheren.
Hoewel asynchroon werken in de zorgsector veel voordelen met zich meebrengt, zijn er ook uitdagingen, met name op het gebied van beveiliging van persoonlijke gezondheidsinformatie (PGI) en de behoefte aan duidelijke richtlijnen en protocollen voor telegeneeskunde. Niet alle medische situaties zijn geschikt voor asynchroon werken, en het is van cruciaal belang dat zorgverleners de juiste aanpak kiezen op basis van de specifieke behoeften van hun patiënten. In het algemeen kan asynchroon werken in de zorg bijdragen aan meer toegankelijke en efficiënte gezondheidszorg, terwijl patiënten en zorgverleners flexibeler kunnen omgaan met hun werk.
Wat kunnen organisaties concreet doen om asynchroon werken te bevorderen?
Hier zijn enkele strategieën:
- Duidelijke communicatie: Het is essentieel dat organisaties de voordelen van asynchroon werken duidelijk communiceren naar hun medewerkers. Leg uit hoe het kan bijdragen aan een betere work-life-balans, stressvermindering, en verbeterde productiviteit. Geef concrete voorbeelden van succesverhalen binnen de organisatie.
- Flexibiliteit bieden: Creëer een cultuur van flexibiliteit en vertrouwen. Geef medewerkers de vrijheid om hun eigen werktijden en werkmethoden te kiezen, zolang de resultaten worden behaald. Dit kan ook betrekking hebben op flexibele uren en thuiswerkmogelijkheden.
- Training en ondersteuning: Bied training aan werknemers over hoe ze effectief asynchroon kunnen werken en welke tools ze hiervoor kunnen gebruiken. Zorg voor technische ondersteuning en begeleiding om eventuele obstakels aan te pakken.
- Duidelijke richtlijnen: Stel duidelijke richtlijnen en beleid op met betrekking tot asynchroon werken. Dit moet informatie bevatten over communicatieprotocollen, deadlines en verwachtingen, zodat iedereen op dezelfde pagina zit.
- Technologische hulpmiddelen: Zorg ervoor dat medewerkers toegang hebben tot de juiste technologische hulpmiddelen en platforms voor asynchroon werken. Dit omvat tools voor online samenwerking, projectmanagement en communicatie.
- Feedback en evaluatie: Luister naar de feedback van medewerkers over hun ervaringen met asynchroon werken en pas de benadering dienovereenkomstig aan. Continu leren en aanpassen is essentieel.
- Rolmodellen: Identificeer en promoot interne rolmodellen die succesvol asynchroon werken. Dit kan anderen inspireren en laten zien dat het mogelijk is om effectief te zijn zonder altijd synchroon te werken.
- Cultuurverandering: Realiseer je dat het bevorderen van asynchroon werken een culturele verandering kan vereisen. Moedig leiderschap aan om het goede voorbeeld te geven en de nieuwe werkwijze te omarmen.
- Transparantie: Zorg voor transparante communicatie over beslissingen met betrekking tot asynchroon werken en hoe deze passen in de bredere bedrijfsstrategie.
- Balans: Houd altijd de balans in de gaten. Asynchroon werken moet niet leiden tot overmatige werkdruk of het gevoel van altijd ‘aan’ te moeten staan. Moedig medewerkers aan om gezonde werkgewoonten te behouden.
Let op, het bevorderen van asynchroon werken vereist tijd, inspanning en geduld. Het is belangrijk om een geleidelijke overgang mogelijk te maken en open te staan voor feedback om de werkwijze continu te verbeteren. En er is geen one-size-fits-all, het is en blijft maatwerk!
Dus wat ga je doen om je werkstress vanaf morgen te verminderen?
Hoewel er weerstand kan zijn, is het belangrijk op te merken dat asynchroon werken tal van voordelen heeft, zoals stressvermindering, betere work-life-balans en verhoogde productiviteit. Het is essentieel om de zorgen en obstakels serieus te nemen en deze zorgvuldig aan te pakken om de overgang naar asynchroon werken soepeler te laten verlopen. Het kan ook helpen om duidelijke communicatie en training te bieden om alle teamleden vertrouwd te maken met de nieuwe werkwijze. Het resultaat van asynchroon werken is vaak meer efficiëntie, minder stress, en verbeterde prestaties. Werknemers hebben de vrijheid om hun tijd beter te beheren, taken te plannen op basis van hun meest productieve momenten, en een betere work-life-balans te behouden. Organisaties profiteren van hogere tevredenheid bij werknemers en verbeterde productiviteit, terwijl klanten toegang hebben tot diensten op hun eigen voorwaarden. Wie wil dat nu niet?
Wil je hiermee aan de slag tijdens de week van de werkstress van 13- 17 november 2023 (maandag 13 november beginnen trappen wij af wij een workshop hierover) of wellicht al eerder, mail mij dan gerust of kijk op onze website . Of luister alvast asynchroon natuurlijk naar onze podcastreeks
Annemie Webers
voorzitter Community Mentale Gezondheid OVAL
