De outlook-agenda als dictator, de oplossing is zo simpel. Wie durft?
Hoe vaak ik het hoor: “Ik had geen tijd om mijn werk af te maken, want ik moest in een vergadering zitten.” Of: “Ja, die uitnodiging kwam ineens binnen en toen zat mijn dag meteen vol.” Echt? Hoe komt het dat een mailtje met een vergaderverzoek ons hele leven overhoop kan gooien? Hebben we inmiddels het recht op eigen tijd en keuzes ergens in de kleine lettertjes van ons arbeidscontract weggetekend? Deze week is het de Week van de Werk-Privébalans, om ons te laten nadenken over hoe we tijd maken voor wat écht belangrijk is. En wat valt me telkens weer op? Mensen zijn geen baas over hun eigen agenda. Sterker nog, het lijkt alsof de agenda de baas is over hen.
Outlook agenda agenda bepaalt je leven
Laten we even stilstaan bij hoe absurd dit is. Een digitale kalender — een simpele tool bedoeld om ons te helpen — heeft zich ontwikkeld tot een meedogenloze dictator. Een uitnodiging met een onderwerp als “korte check-in” landt in je inbox en zonder na te denken klik je op “Accepteren”. Of erger: je krijgt een dubbelboeking en gaat paniekerig schuiven in je planning alsof je een puzzel probeert op te lossen waar geen oplossing voor is. En dat allemaal omdat we “ja” zeggen tegen alles wat binnenkomt, alsof een uitnodiging een bevel is in plaats van een verzoek. Hoe zijn we hier beland? En belangrijker: hoe komen we hier weer uit? Het is dus tijd om je agenda terug te claimen Het probleem is niet je werkdruk, je veeleisende collega’s of zelfs die oneindige stroom aan vergaderingen. Het probleem is dat we onze agenda niet zien voor wat het is: ons eigen instrument. Je agenda is geen openbaar toilet waar iedereen zomaar naar binnen mag wandelen. Het is jouw domein. Jouw tijd. Jouw regels. En de eerste stap om dat terug te winnen, is een simpel principe: een volgeboekte agenda betekent dat je nee zegt tegen alles wat erbij komt.
Laat outlook uitnodigingen weigeren als je zelf geen NEE durft te zeggen
Ja, echt waar. Je kunt de instellingen van Outlook (Mac of Windows) aanpassen zodat het systeem automatisch uitnodigingen weigert als je al iets in je agenda hebt staan:
Voor Windows
- Open outlook
- Klik op bestand > opties
- Ga naar agenda
- Scroll naar vergaderverzoeken
- Vink aan: “Vergaderverzoeken automatisch weigeren wanneer ik al bezet ben”
Voor Mac
- Open outlook
- Klik op outlook > voorkeuren
- Kies agenda
- Activeer “vergaderverzoeken automatisch weigeren wanneer bezet”
Voor Outlook web
- Log in op je account
- Klik op het tandwiel-icoon
- Kies “alle Outlook-instellingen weergeven”
- Ga naar agenda > Gebruikersinstellingen
- Zet automatisch weigeren aan
Maak het persoonlijk met een automatisch antwoord. Stel een vriendelijke automatische afwijzing in:
“Sorry, ik ben al bezet op dat moment. Maar veel plezier bij jullie vergadering!”
“Mijn agenda zegt nee, en eerlijk gezegd ben ik het helemaal met hem eens.”
“Ik ben helaas dubbelgeboekt. Laten we een betere tijd vinden – eentje waar ik niet op het punt sta mijn verstand te verliezen.”
De echte uitdaging, pak regie over onze eigen tijd
Maar de echte uitdaging zit niet in de techniek; die zit in het mentale werk. Het lef hebben om te zeggen: “Ik ben vol. Mijn tijd is kostbaar. Zoek een ander moment.” Wat mij keer op keer opvalt, is dat we dat moeilijk vinden. We zijn bang om anderen teleur te stellen, om “onprofessioneel” over te komen, of dat we een belangrijke kans missen. Maar wat we écht missen, is de regie over onze eigen tijd.. Werk-privé balans begint bij je agenda. Afgelopen week hoorde ik vaak mooie woorden over prioriteiten stellen en grenzen bewaken. Maar laten we het eens praktisch maken: hoe kunnen we balans vinden als we niet eens de baas zijn over onze eigen agenda? Werk en privé zullen altijd met elkaar concurreren om tijd en aandacht. De vraag is niet hoe je meer uren uit de dag haalt, maar hoe je bewuster kiest wat je met die uren doet.
De uitdaging is aan jou
Je agenda is een weerspiegeling van je prioriteiten. Door automatische weigeringen in te stellen, geef je jezelf de ruimte om écht te kiezen waar je je tijd aan besteedt. Werk-privé balans gaat niet over meer doen in minder tijd, maar over betere keuzes maken. Dus stel die instellingen in, leun achterover, en geniet van een agenda die eindelijk weer van jou is. De vraag is alleen: durf jij te kiezen?
Annemie Webers
Focusoloog, directeur Career & Live en mede organiator van de week van de werk-privé balans
