Blog van Career & Live
maandag 1 november 2021

Gebruiken van digitale “lichaamstaal” is de sleutel tot succesvol hybride werken

Communicatie is de sleutel tot samenwerking, zowel zakelijk als privé. Het lijkt zo simpel en we weten het allemaal. Door de lockdowns en sinds kort het begin van hybride werken (de vraag is echter voor hoelang), is het nog lastiger dan voorheen om te denken vanuit het perspectief van de ander. We maken deels gedwongen steeds meer gebruik van online communicatie, zowel in tekst/geschreven als face-to-face vanachter een beeldscherm. De “ongeschreven” regels die we kenden toen we nog massaal op kantoor werkten zijn deels vertroebeld. Door slechte onduidelijk digitale communicatie verspelen mensen gemiddeld 4 uur werktijd per week, blijkt uit onderzoek geeft Dhawan aan. Bijvoorbeeld, niet storen als iemand een koptelefoon op had. Nu “storen” we elkaar constant met tal van tools en via allerlei kanalen, van Teams tot app berichten, slack, email en als het antwoord niet snel genoeg komt, dan nog maar een chat erachter aan.  Erica Dhawan heeft een zeer inspirerend boek geschreven: Digital body language;how to build trust & connection, no matter the distance, dat ik een een ruk heb uitgelezen. De lichaamstaal die we nodig hebben om elkaar goed te begrijpen is deels weg door het digital werken; miscommunicatie tijdens zoom meetings, unmute en elkaar niet horen, de verbinding is slecht en tal van emails, app berichten en vanalles door elkaar heen om elkaar te bereiken. Dhawan omschrijft het als volgt; we zijn immigranten in een nieuw land waar we de taal nog moeten leren.

Tijd voor actie om de digitale “lichaamstaal” te kunnen inzetten en te begrijpen. Dhawan geeft aan dat de grootste fout die we maken m.b.t. communicatie in deze tijd is te veel haast en tijdsdruk dat ten koste gaat van bedachtzaamheid. Het moment waarop je een bericht ontvangst is niet altijd de beste tijd om te antwoorden, helemaal niet zonder het bericht echt goed te lezen en een goed antwoord te formuleren. We missen de “lichaamstaal” van de ander, wat bedoelt hij of zij eigenlijk? Snel reageren in een online meeting, waarbij de introverte medewerkers min of meer buiten spel staan. Haar tip hiervoor is om vooral ook de chat functie meer te gebruiken tijdens meetings om iedereen “gelijke kansen”  te geven.

De vier “wetten” van digital body language van Dhawan om succesvol samen te werken in  hybride teams?

1.Zichtbaar waarderen en respecteren van de ander; respect tonen, je bewust te zijn en te tonen dat je bewust bent van de behoeftes van de ander en daarmee samenhangend – je eigen haast en tijdsdruk niet opleggen aan de ander. Emails en berichten goed lezen en niet lukraak antwoorden zonder goed te lezen of je antwoord goed te verwoorden. Zorgvuldig lezen is het nieuwe luisteren.  Concreet betekent dat bijvoorbeeld ook niet ineens een meeting in iemands agenda zetten, multitasken tijdens een meeting. Zorg voor een interactieve meeting, verban de mute knop en camera natuurlijk aan! Plan niet meeting na meeting, maar gun iedereen pauzes tussen de meetings en laat meetings niet uitlopen! Houd rekening met introverte mensen, vooral in online meetings. Geef complimenten en waardering, zowel in een tekst als een meeting. Dit zorgt voor wederzijds respect en vergroot het vertrouwen.

2. Zorgvuldig communiceren: dit voorkomt (spraak) verwarring. Duidelijk taalgebruik, met de juiste nuances en humor. Duidelijk schrijven is de nieuwe empathie. Let op de juiste tone of voice, lengte, complexiteit, formeel of informeel, ook (vooral) in een online meetings, maar ook in een tekst. Dit hangt samen met duidelijke verwachtingen, normen en afspraken via welk kanaal we wat communiceren, wie we daarin betrekken en wat onze verwachtingen zijn wat betreft antwoorden. Bij twijfel, niet inhalen! Better safe than sorry.*

Welk kanaal gebruiken we voor welke boodschap: maak duidelijke afspraken en voorkom Babylonische spraakverwarringen: wanneer gebruik je email, wanneer chat, wanneer Teams etc. Het lijkt zo simpel maar de verwarring en aannames hierover zijn enorm. Ga hierover in gesprek met je team en de organisatie: maak een communicatie manifest en benoem per tool, wanneer je die tool gebruik, de responstijd en de normen. Zo voorkom je miscommunicatie en dubbele berichten, Dhawan noem het #KILLDUPLICATION.

3. Samenwerken met vertrouwen in elkaar: dit betekent uitgaan van de goede bedoeling van je collega’s, samen gaan en staan voor elkaar, elkaar supporten en het voorkomen van fouten. Hiervoor zijn duidelijke doelen en verwachtingen essentieel. En jouw deadline is niet altijd de haalbare deadline van een ander, zadel de ander niet op met jouw te krappe tijdsplanning. Asynchroon werken (plaats- en tijdsonafhankelijk geeft lucht letterlijk!). Druk niet gelijk op de zendknop, maar check je email en kijk het over een uur nog eens na, is het wel helder en duidelijk voor iedereen?  Het zorgt dat we onze angsten om fouten maken overwinnen en pro actief gedrag durven tentoon te stellen.

4. Open cultuur waar iedereen elkaar vertrouwt; dit kan alleen als aan de eerste drie voorwaarden is voldaan. Durf jezelf kwetsbaar op te stellen, fouten maken mag, wat kunnen we ervan leren? Begin eens een meeting met de vraag: wat ging er niet goed?

Er zijn nu eenmaal verschillen

Elk mens is verschillend, niet enkel verschillen tussen mannen en vrouwen of generatie verschillen, ieder heeft zijn eigen communicatie voorkeur. Waardeer deze verschillen en houd rekening met ieders achtergrond. Dhawan geeft aan dat er als het ware digital natives zijn en aan de andere kant van het spectrum digital adaptives, waar zit jij? Ben jij opgegroeidd en vertrouwd met tekst, chat en app berichten of voel jij je prettiger bij “ouderwets” bellen? Sommige mensen hebben “Phone-fobia”, een direct telefoontje kan stress veroorzaken, terwijl voor anderen emojis vreselijk vinden, houd rekening met elkaars verschillen en zoek de overeenkomsten. Kortom: we leven in een digitaal tijdperk en we moeten leren onze digitale lichaamstaal optimaal te gebruiken en te leren kennen. Om frictie en verwarring te voorkomen tijdens het hybride werken, is het essentieel dat we ons bewust zijn van onze verschillen maar ook gebruik maken van onze overeenkomsten en vooral de 4 basis wetten dagelijks gebruiken. Om hybride werken te laten slagen is serendipiteit essentieel, creeer toevallige ontmoetingen. Hybride werken is een transformatie in de manier waarop we werken. Door ons bewust te zijn van onze digitale lichaamstaal kunnen we het cognitieve maar vooral emotionele vertrouwen in elkaar vergroten en het werkplezier van ons allemaal te vergroten.  S0ms met vallen en opstaan, maar het gaat ons lukken.

Wil jij de digitale lichaamstaal van je team beter leren kennen? Wij helpen je graag tijdens een interactieve workshop. Meer weten: bel of mail of app (afhankelijk of je een digital native of digital adapter bent natuurlijk).

Annemie Webers

directeur Career & Live
085-06609945 of 0653961889 of a.webers@careerandlive.nl

 

 

Lees ook eens de volgende berichten